Beheer en stroomlijnen van processen is noodzakelijk geworden!

Het Data Management systeem PRO.FILE biedt mogelijkheden om frequent voorkomende processen te stroomlijnen en in belangrijke mate te automatiseren. Veelal hebben organisaties onbewust te maken met een groot aantal processen en voeren wij persoonlijk veel verschillende procesgedreven taken uit. Processen die iedereen herkend zijn de aanvraag van een offerte, het aanvragen of vernieuwen van een certificaat of vergunning, een serviceaanvraag en op productontwikkelingniveau een wijzigingsaanvraag die leidt tot een product aanpassing. Al deze processen in ons dagelijks werk zijn terug te brengen naar terugkerende vast omlijnde stappen en structuren. Het gevolg is dat deze processen zich uitstekend lenen voor automatisering.

 

Problemen waar bedrijven tegen aanlopen zijn vertragingen in communicatie tussen werknemers en afdelingen. Als gevolg is de doorlooptijd van een taak te lang en worden deadlines niet gehaald. Taken worden vaak aangemaakt in MS Outlook, hierbij bestaat er echter geen mogelijkheid taken te delegeren, escalaties toe te kennen en documenten bij te voegen of ze onderdeel te maken van een project. Verder is het essentieel dat de benodigde documenten bij een taak op het geplande tijdstip beschikbaar zijn om te voorkomen dat zoeken veel tijd in beslag neemt.

 

Het wijzigingsproces volgens Engineering Change methodieken (ECN/ECR/ECO) krijgt met PRO.FILE vorm. Voordeel voor de hele organisatie is dat benodigde aanpassingen op alle afdelingen kunnen worden geïnitieerd en ook daadwerkelijk een vervolg krijgen. Door gebruik van versies, revisies en statussen worden veranderingen aan onderdelen en producten bijgehouden. Hierbij kan afhankelijk van de behoefte daaraan uitgebreid de geschiedenis (audit trail) van de gegevens worden bijgehouden, zoals wie, wanneer en om welke reden een bepaalde wijziging heeft uitgevoerd. Naderhand is hierdoor via rapportage te allen tijde te zien wat voor ontwikkeling een product heeft doorgemaakt. Op deze wijze wordt kennis vastgelegd en kunnen bijvoorbeeld tijdelijke krachten of nieuwe medewerkers profteren van deze beschikbare kennis.